Viettämisen (viettäjäkäsittelyn) merkitys on usein aliarvioitu, vaikka se on olennainen osa yrityksen ja organisaation imageen ja viestinnän luomista. Viettäjäkäsittely tarkoittaa sitä, että yrityksen tai organisaation toimintaa ja arvoja esitetään oikein ja luotettavasti kaikissa ulkoisissa viesteissä. Se ei ole pelkästään sähköpostien tai verkkosivustojen käännös, vaan koko viestintästrategian osa, joka vaikuttaa siihen, miten asiakkaat ja kumppanit käsittelevät yritystä.
Monilla suomalaisyrityksillä on vielä ongelmia viettämisen kanssa, vaikka kansainvälistyminen ja kansainvälinen asiakaskunta kasvavat. Esimerkiksi ulkomaisille asiakkaille lähetettyjen sähköpostien ja dokumenttien viettäjäkäsittely voi johtaa vääriin ymmärryksiin tai jopa menetykseen asiakkaiden luottamuksesta. Tässä artikkelissa tarkastellaan viettämisen merkitystä ja konkreettisia tapoja parantaa sitä.
Miksi viettämisen laatu vaikuttaa merkittävästi brändiin
Viettäjäkäsittelyn laatu on yksi tärkeimmistä tekijöistä brändin luotettavuuden ja uskottavuuden rakentamisessa. Esimerkiksi, jos yritys lähettää asiakkaalleen virheellisen viestin tai käyttää epäkunnianhimoista kieltä, voi tämä johtaa kielteisiin odotuksiin ja jopa asiakkaiden menetykseen. Viettäjäkäsittely on erityisen tärkeää, kun yritys toimii kansainvälisesti, sillä virheellinen käännös voi johtaa vääriin ymmärryksiin eri kulttuureissa.
Tutkimusten mukaan yli 70 prosenttia asiakkailta kyselyissä kertoi, että he arvioivat yrityksen luotettavuutta myös sen viestintäkielen laadun perusteella. Esimerkiksi, kun yritys käyttää liian teknistä kieltä tai puuttuu kulttuurista merkitystä, voi viestintä tuntua epäyhteensopivalta. Viettäjäkäsittely ei ole pelkästään kielen käännöstä, vaan myös kulttuuristen ja kontekstuaalisten sääntöjen noudattamista.
Kansainvälisen viestinnän haasteet ja konkreettiset ratkaisut
Suomessa on monia yrityksiä, jotka yrittävät toimia kansainvälisesti, mutta eivät ole vielä täysin valmiita viestintäänsä viettämisen osalta. Esimerkiksi, ulkomaisille asiakkaille lähetettyjen sähköpostien tai tarjousten viettäjäkäsittely voi olla ongelmallista, jos käännös on tehty huolimattomasti tai ei ole täysin kulttuurisesti sopiva. Tässä on neljä konkreettista vinkkiä parantaa viestintän viettämistä:
- Käytä ammattilaista viettäjäkäsittelypalvelua, joka ymmärtää sekä kielen että kulttuurin erikoisuudet.
- Varmista, että kaikki ulkoiset viestit, kuten sähköpostit, sivustot ja dokumentit, ovat tarkistettuja ja viettäjäkäsiteltyjä.
- Huomioi kulttuuriset erot, kuten sananvalinta ja esittelytapa, kun viestit lähetetään eri maihin.
- Vie viestintäkieliä testattavaksi asiakkaiden tai kulttuurien edustajien kanssa ennen lähetystä.
Esimerkiksi, kun yritys www.lasting-winz.fi viettää viestintäänsä kansainvälisille markkinoille, on tärkeää, että kaikki viestit ovat tarkoitettuja ja kulttuurisesti sopivia. Virheellinen viettäjäkäsittely voi johtaa kielteisiin odotuksiin ja vaikeuttaa yrityksen kansainvälistymistä.
Viettämisen merkitys asiakkaiden luottamukselle ja myyntiin
Viettäjäkäsittelyn laatu vaikuttaa suoraan asiakkaiden luottamukseen ja myyntiin. Esimerkiksi, jos asiakas saa virheellisen viestin tai käännöksen, voi tämä johtaa kielteisiin odotuksiin ja jopa asiakkaiden menetykseen. Viestintä on ensimmäinen kosketuspinta asiakkaan kanssa, ja sen laatu vaikuttaa siihen, miten yritys esitetään.
Tutkimuksen mukaan 60 prosenttia asiakkailta kyselyissä kertoi, että he ovat valinneet yrityksen myymälään tai palveluun, kun yritys on osoittanut huolellisuutta viestintäkielessä. Viettäjäkäsittely ei ole pelkästään kielen käännöstä, vaan myös koko viestintästrategian osa, joka vaikuttaa yrityksen brändiin ja asiakkaiden kokemukseen.
Päivittäminen ja jatkuva kehittäminen viestintäviettämisen parissa
Viettäjäkäsittely ei ole vain yksi kerran tehtävä, vaan jatkuva prosessi, joka vaatii päivittäistä huomiota ja kehittämistä. Yritysten tulisi seurata asiakkaiden palautetta ja korjata mahdollisia virheitä viestintäviettämisen parissa. Esimerkiksi, kun yritys saa palautetta virheellisestä viestistä, on tärkeää, että virhe korjataan nopeasti ja viestintäviettämistä kehitetään.
Kansainvälisen viestinnän kehittämisessä on tärkeää myös käyttää moderneja työvälineitä ja työkaluja, kuten käännöskeskustelua ja käännöskorjauksia. Esimerkiksi, kun yritys käyttää käännöskeskustelua, voi käännökset tarkistetaan ja korjataan nopeammin ja tarkemmin. Viestintäviettämisen kehittämisessä on myös tärkeää kouluttaa työntekijöitä viestintäviettämisen merkityksestä ja tavoista.